Algemene voorwaarden

Virtual balie / Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN VIRTUAL BALIE (versie januari 2023)

1. Definities

  1. Virtual Balie: een handelsnaam van Financial Marketing Concepts BV , gevestigd te Capelle aan den IJssel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24411421.
  2. Klant: degene met wie Virtual Balie een overeenkomst is aangegaan.
  3. Partij/Partijen: Virtual Balie en Klant individueel c.q. samen.

2.Toepasselijkheid algemene voorwaarden

  1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten, leveringen van diensten en werkzaamheden door of namens Virtual Balie.
  2. Partijen kunnen alleen afwijken van deze voorwaarden als zij dat uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
  3. Virtual Balie heeft het recht deze voorwaarden te wijzigen. Virtual Balie zal de Klant tijdig, voor de ingangsdatum ervan, informeren over gewijzigde voorwaarden. In geval van materiële wijziging heeft de Klant het recht de overeenkomst (tussentijds) te beëindigen per de ingangsdatum van de gewijzigde voorwaarden, zonder inachtneming van een opzegtermijn.
  4. Als een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, tast dit de overige bepalingen in deze voorwaarden niet aan en zullen Partijen in overleg treden om de nietige/vernietigbare bepaling te vervangen door een geldige bepaling.
  5. De toepasselijkheid van inkoop- of algemene voorwaarden van de Klant is uitdrukkelijk uitgesloten.

3. Aanbiedingen en offertes

  1. Aanbiedingen en offertes van Virtual Balie zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk anders vermeld.
  2. Een aanbod of offerte is maximaal 1 (één) maand geldig, tenzij een andere aanvaardingstermijn in het aanbod of de offerte staat vermeld.
  3. Als de Klant een aanbod of offerte niet binnen de geldende termijn aanvaardt, dan vervalt het aanbod of de offerte.
  4. Aanbiedingen en offertes gelden niet voor volgende offertes of overeenkomsten, tenzij Partijen dit uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeenkomen.

4. Aanvaarding, totstandkoming overeenkomst

  1. Een overeenkomst tussen Partijen komt tot stand door aanvaarding door de Klant van een op naam gestelde offerte van Virtual Balie. Een mondelinge aanvaarding door de Klant bindt Virtual Balie wanneer deze aanvaarding door de Klant schriftelijk of elektronisch is bevestigd en ook wanneer Virtual Balie uitvoering geeft aan de offerte.
  2. Bij aanvaarding van een vrijblijvende offerte of aanbieding, behoudt Virtual Balie zich het recht voor de offerte of het aanbod alsnog binnen 3 (drie) dagen na ontvangst van de aanvaarding in te trekken, zonder dat de Klant hieraan enige rechten kan ontlenen.

5. Duur van de overeenkomst, beëindiging

  1. De overeenkomst tussen Virtual Balie en de klant wordt aangegaan voor de duur van 1 (een) jaar. Na afloop van deze termijn wordt de overeenkomst omgezet in een overeenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij een van de Partijen de overeenkomst opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal 1 (een) maand tegen het einde van de jaartermijn.
  2. De Klant kan een overeenkomst voor onbepaalde tijd opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met inachtneming van een opzegtermijn van 2 (twee) maanden.
  3. Iedere Partij heeft het recht de overeenkomst te ontbinden wanneer de andere Partij zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet volledig of niet tijdig nakomt, ook niet na een deugdelijke ingebrekestelling waarbij een redelijke termijn tot nakoming is gegeven.
  4. In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van één van de Partijen heeft de andere Partij het recht de overeenkomst per direct op te zeggen. De vorderingen van Virtual Balie op de Klant zijn dan onmiddellijk opeisbaar.

6. Prijzen

  1. Alle prijzen die Virtual Balie hanteert, zijn in euro’s, exclusief btw en exclusief eventuele overige kosten zoals administratiekosten en reis-, verzend- of transportkosten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld of anders overeengekomen.
  2. Door de Klant te betalen bedragen worden vastgesteld op basis van het door Virtual Balie gehanteerde uurtarief en op grond van de werkelijk besteedde uren of kosten per gesprek, e-mailafhandeling of verwerking post-retouren, tenzij Partijen anders overeenkomen.
  3. Wanneer Partijen voor een dienstverlening een totaalbedrag zijn overeengekomen, is dit altijd een richtprijs, tenzij Partijen uitdrukkelijk en schriftelijk een vaste prijs, waarvan niet kan worden afgeweken, zijn overeengekomen.
  4. Virtual Balie mag tot 10% van de richtprijs afwijken zonder instemming van de Klant. Als de richtprijs meer dan 10% hoger uit gaat vallen, informeert Virtual Balie de Klant hier tijdig over, met opgave van de reden waarom een hogere prijs gerechtvaardigd is. In dat geval heeft de Klant het recht om het deel van de overeenkomst, dat boven de richtprijs vermeerderd met 10% uitkomt, te laten vervallen.
  5. Virtual Balie heeft het recht haar prijzen aan te passen. Nieuwe prijzen gelden voor zowel bestaande als nieuwe overeenkomsten. Voor bestaande overeenkomsten zal Virtual Balie de Klant tijdig informeren over prijsverhogingen. Bij prijsverhogingen van meer de jaarlijkse indexering conform de CBS Prijsindex voor zakelijke dienstverlening, heeft de Klant het recht de overeenkomst met Virtual Balie op te zeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijzen ingaan. Als de Klant niet heeft opgezegd per de datum van de nieuwe prijzen, wordt de Klant geacht hier mee in te stemmen.

7. Betalingen en betalingstermijn

  1. De betalingstermijn voor facturen van Virtual Balie is 14 dagen na factuurdatum, tenzij Partijen hierover andere afspraken hebben gemaakt of op de factuur een andere betaaltermijn vermeld staat.
  2. Betalingen worden gedaan zonder enige inhouding of verrekening.
  3. Betalingstermijnen worden beschouwd als fatale betalingstermijnen. Dat betekent dat als de Klant het overeengekomen bedrag niet uiterlijk op de laatste dag van de betalingstermijn heeft voldaan, hij van rechtswege in verzuim is.
  4. Virtual Balie heeft het recht een voorschotbetaling, onmiddellijke betaling of een zekerheidsstelling te vragen.

8. Gevolgen niet tijdig betalen

  1. Bij niet-tijdige betaling heeft Virtual Balie het recht haar verplichtingen op te schorten totdat de Klant aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan.
  2. Virtual Balie heeft het recht een rente van 1% per maand in rekening te brengen vanaf de dag dat de Klant in verzuim is tot de dag van algehele betaling, waarbij een gedeelte van een maand voor een hele maand wordt gerekend.
  3. Virtual Balie heeft ook het recht buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen, die worden berekend aan de hand van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
  4. Weigert de Klant zijn medewerking aan de uitvoering van de overeenkomst door Virtual Balie, dan is hij nog steeds verplicht de afgesproken prijs aan Virtual Balie te betalen.

9. Uitvoering van de overeenkomst

  1. Virtual Balie voert de overeenkomst uit op basis van een inspanningsverplichting (en geen resultaatsverplichting), naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap.
  2. Virtual Balie heeft het recht om de overeengekomen dienstverlening (gedeeltelijk) te laten verrichten door derden.
  3. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant dat Virtual Balie tijdig kan beginnen aan de uitvoering van de overeenkomst. De Klant stelt hiervoor alle informatie, gegevens en bescheiden die relevant zijn voor de correcte uitvoering van de overeenkomst, tijdig en in gewenste vorm en op gewenste wijze beschikbaar aan Virtual Balie. De Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde informatie, gegevens en bescheiden, ook wanneer deze van derden afkomstig zijn. Bij niet-tijdige ter beschikkingstelling kan de uitvoering van de overeenkomst vertraging oplopen. Eventuele daaruit voortvloeiende extra kosten en extra uren komen voor rekening van de Klant.
  4. Virtual Balie stelt haar dienstverlening wekelijks beschikbaar op maandag t/m vrijdag van 8:00 uur tot 18:00 uur en op de zaterdagen van 10:00 uur tot 16:00 uur. Op feestdagen is Virtual Balie niet bereikbaar, tenzij Partijen anders overeenkomen.
  5. In overleg en bij voldoende bezetting worden klanten van de Klant, naast in het Nederlands, ook in het Engels en in het Frans te woord gestaan.
  6. De Klant ontvangt een intern telefoonnummer van Virtual Balie, welk nummer alleen beschikbaar wordt gesteld om eigen telefoonnummer(s) door te schakelen naar de Virtual Balie-dienst. Bij einde van de overeenkomst wordt dit telefoonnummer verwijderd, tenzij de Klant deze van Virtual Balie overneemt. Het publiceren van dit interne Virtual Balie-telefoonnummer, op websites, visitekaartjes, advertentie en dergelijke, is op eigen risico van de Klant. Virtual Balie is niet aansprakelijk voor eventuele kosten en/of schade als het telefoonnummer vervalt bij einde van de overeenkomst tussen Partijen.
  7. Als na het sluiten van de overeenkomst blijkt dat wijzigingen en/aanvullingen nodig zijn, dan worden deze wijzingen c.q. aanvullingen schriftelijk overeengekomen.
  8. Het is de Klant niet toegestaan een overeenkomst of rechten daaruit, over te dragen aan een andere partij, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Virtual Balie.

10. Intellectueel eigendom

  1. Alle intellectuele eigendomsrechten (waaronder auteursrecht, octrooirecht, merkenrecht, tekeningen- en modellen-recht, etc.) met betrekking tot de dienstverlening door Virtual Balie en daaraan verbonden documenten zijn het exclusieve eigendom van Virtual Balie, tenzij Partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.
  2. De Klant mag genoemde intellectuele eigendomsrechten niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Virtual Balie (laten) kopiëren, aan derden ter beschikking stellen of op andere wijze gebruiken dan voortvloeit uit de overeenkomst.

11. Geheimhouding

  1. Virtual Balie zal alle informatie van of over de Klant waarvan wordt aangegeven dat dit geheim moet blijven of waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat dit geheim moet blijven, vertrouwelijk behandelen en alleen met toestemming van de Klant ter kennis van derden brengen. Virtual Balie spant zich om te voorkomen dat derden zonder toestemming van de Klant van deze informatie kennis kunnen nemen.
  2. De Klant zal alle informatie betreffende de bedrijfsvoering van Virtual Balie geheim houden.
  3. Als Partijen een derde betrekken bij de overeenkomst, dan leggen zij deze derde de verplichtingen van dit artikel op.

12. Privacy/persoonsgegevens

  1. In verband met de uitvoering van de overeenkomst heeft Virtual Balie het recht om persoonsgegevens van de Klant te gebruiken. Het gaat hierbij onder andere maar niet uitsluitend om namen, telefoonnummers en e-mailadressen.
  2. Virtual Balie heeft het recht persoonsgegevens van de Klant te delen met door haar voor de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde derden. Het is deze derden verboden deze persoonsgegevens voor een ander doeleinde te gebruiken.
  3. Virtual Balie heeft verder het recht om persoonsgegevens aan derden openbaar te maken in verband met de verkoop, overdracht of levering van (een deel van) de onderneming van Virtual Balie of in het kader van een audit. Virtual Balie zorgt er voor dat de derde partij vertrouwelijkheid zal bewaren met betrekking tot de persoonsgegevens en dat deze partij voldoet aan de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen en aanwijzingen van Virtual Balie.
  4. Voor meer informatie over hoe Virtual Balie omgaat met persoonsgegevens, wordt verwezen naar het Privacybeleid van Virtual Balie, te vinden via [hyperlink toevoegen].

13. Klachten

  1. Ingeval van een klacht over de dienstverlening door Virtual Balie, zal de Klant dit zo spoedig mogelijk aan Virtual Balie laten weten, met een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de klacht, zodat Virtual Balie in staat is hierop adequaat te reageren. Virtual Balie zal de klacht in behandeling nemen en in overleg treden met de Klant over een de klacht.

14. Aansprakelijkheid

  1. Virtual Balie is slechts aansprakelijk voor schade als gevolg van een tekortkoming in de uitvoering van een overeenkomst voor zover deze tekortkoming het gevolg is van een gebrek in zorgvuldigheid die in redelijkheid van Virtual Balie mocht worden verwacht dan wel ingeval van opzet of grove schuld.
  2. Virtual Balie is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Daaronder wordt uitsluitend verstaan de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van de voorwaarden, de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Virtual Balie aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan Virtual Balie toegerekend kunnen worden en redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de Klant aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze voorwaarden. Virtual Balie is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder in ieder geval begrepen vervolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
  3. Virtual Balie is nooit aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte informatie door de Klant.
  4. Als Virtual Balie aansprakelijk is voor geleden schade zal de hoogte van de schadevergoeding beperkt zijn tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering van Virtual Balie wordt uitbetaald.
  5. Als om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering van Virtual Balie plaatsvindt, is iedere aansprakelijkheid van Virtual Balie beperkt tot een bedrag van € 5.000.
  6. De uitvoering van de overeenkomst door Virtual Balie gebeurt uitsluitend ten behoeve van de Klant. Derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden of de overeenkomst geen rechten ontlenen. De Klant vrijwaart Virtual Balie voor alle aanspraken van derden voortvloeiend uit of verband houdend met de uitvoering van de overeenkomst.
  7. De in dit artikel beschreven aansprakelijkheidsbeperking van Virtual Balie wordt mede bedongen ten behoeve van derden die voor uitvoering van de overeenkomst worden ingeschakeld.
  8. Claims in verband met beweerdelijke aansprakelijkheid van Virtual Balie dienen zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 12 (twaalf) maanden na afloop van de overeenkomst worden ingediend.

15. Overmacht

  1. In geval van overmacht worden de verplichtingen van Virtual Balie ten opzichte van de Klant opgeschort, totdat Virtual Balie hieraan weer kan voldoen.
  2. Onder overmacht worden in ieder geval maar niet uitsluitend gerekend: noodtoestand (zoals burgeroorlog, opstand, rellen, natuurrampen, etc.), extreme weersomstandigheden, wanprestaties overmacht van toeleveranciers, bezorgers of andere derden, stroom-, elektriciteits- internet-, computer- en telecomstoringen, computervirussen, stakingen, overheidsmaatregelen en pandemieën.
  3. Wanneer een overmachtssituatie tenminste 3 (drie) maanden heeft geduurd, mogen beide Partijen de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk ontbinden.

16. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

  1. Op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en rechtshandelingen tussen de Klant en Virtual Balie is Nederlands recht van toepassing.
  2. Virtual Balie en de Klant zullen hun geschillen bij voorkeur minnelijk oplossen.
  3. Als Virtual Balie en de Klant een geschil niet binnen redelijke termijn minnelijk kunnen oplossen dan zal het geschil op verzoek van de meest gerede partij beslecht worden door de rechter in het arrondissement waar Virtual Balie is gevestigd.