Klantenservice
Uitbesteden van uw klantenservice
Direct respons op al uw klantcontact
U verwacht een uitstekende en goed bereikbare klantenservice. Zo moeten alle telefoontjes opgenomen, alle klantvragen per telefoon of e-mail beantwoord en al uw postretours afgehandeld worden. Ook uw agendabeheer heeft u uitbesteed. Maar de Angels van Virtual Balie kunnen naast deze antwoordservice en balieservice u nog verder van dienst zijn.
De Angels kunnen namens u uw volledige externe klantenservice zijn en direct respons geven op al uw klantencontact. Uiteraard op afstand, maar ook het reageren op uw social mediakanalen doen zij namens u. Net als het beheren van de contactpagina op uw website. Uw klant krijgt dus meteen en adequaat een reactie. Dat vinden klanten fijn. En u ook. Als uw klantenservice namelijk als prettig wordt ervaren, dan heeft dit een positieve invloed op de uitstraling van uw bedrijf. Het zorgt er zelfs voor dat uw omzet verhoogd wordt en er minder klachten op consumentensites rondgaan.
Altijd een vriendelijk antwoord
De klantenservice is de meest uitgebreide dienst van Virtual Balie. De Angels beantwoorden al uw binnenkomende oproepen en staan uw klanten vriendelijk te woord. Ons doel is om ieder telefoongesprek zo volledig mogelijk af te wikkelen, zodat u er zo min mogelijk werk aan heeft. Onze klantenservice werkt als verlengde van de organisatie, zonder dat uw klant doorheeft dat er een Angel van Virtual Balie aan de andere kant van de lijn zit.
Altijd duidelijk en behulpzaam
E-mails met vragen en/of postretouren worden binnen 24 uur door de Angels beantwoord. Dit gebeurt op een toegankelijke en vriendelijke manier, waarbij de klant een duidelijk antwoord op de vraag krijgt. Als er meer informatie nodig is, dan vragen we dit. Het is mogelijk om uw klantcontact volledig of gedeeltelijk uit te besteden. Wij adviseren u graag over een passende aanpak.
Altijd reactie op Chat & Social Media
Gun uw klanten die hun vragen via social media stellen ook een Angel die ze ontzorgt. In één inbox met al uw klantcommunicatie kunnen wij - bijvoorbeeld SMS, Chat, E-mail en social Media - in ons systeem beantwoorden. De Virtual Balie Angels adviseren en informeren met een glimlach en weten precies uw klanten de informatie te geven die zij zoeken met behulp van de juiste systemen.
Testimonials
Wat onze klanten zeggen
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de vragen die wij het vaakst krijgen
Wanneer nemen jullie de telefoon op?
Onze Angels nemen de telefoon op tijdens de met u afgesproken uren. Dit kan zijn als overflow (alleen wanneer uzelf niet opneemt), buiten kantooruren of 24/7. U bepaalt wanneer wij namens u opnemen.
Welke kanalen kunnen jullie beheren?
Onze Angels handelen telefoon, e-mail, chat en social media (zoals Facebook, Instagram en WhatsApp) af vanuit één centrale inbox. Zo krijgt elke klant snel en consistent antwoord, ongeacht het kanaal.
Werken jullie in mijn eigen CRM-systeem?
Ja. Wij sluiten aan op uw bestaande CRM, ticketsysteem of helpdesktool. Alle interacties worden direct in uw systeem geregistreerd, zodat uw eigen team altijd inzicht houdt.
Binnen welke tijd worden e-mails beantwoord?
E-mails met vragen of postretouren worden binnen 24 uur door de Angels beantwoord. Bij urgente kanalen zoals chat en social media reageren wij vrijwel direct tijdens de afgesproken openingstijden.
Kan ik mijn klantenservice gedeeltelijk uitbesteden?
Zeker. U kunt kiezen voor volledige uitbesteding of alleen voor specifieke kanalen, piekmomenten of avond- en weekenduren. Wij adviseren u graag over de beste opzet.
Hoe wordt de kwaliteit van gesprekken gewaarborgd?
Onze Quality Angels monitoren steekproefsgewijs gesprekken en notities. Daarnaast krijgen alle Angels regelmatig training, zodat de kwaliteit en tone-of-voice altijd op niveau blijft.